Begin deze week kwam ik een blogartikel van Eelco van der Wal tegen over het einde van de email. In dit artikel verwees hij naar artikelen van ABC News en Business Insider die begin deze maand meldden dat een grote ICT Dienstverlener, Atos, een verbod heeft ingesteld op het intern gebruik van email. De Business Insider schreef onder meer:

In case big email providers like Microsoft, Google, and Yahoo hadn’t already been scared stiff by recent online communication trends, this news should wake them up.

In de jaren 90 is het gebruik van email geëxplodeerd en liep het gebruik van email destijds ver voor op het gebruik van internet. Al jaren zet email de traditionele postmarkt, de ‘slakkenpost’ onder druk maar de laatste tijd zien we inderdaad dat email als medium zelf onder druk staat. In een survey van Sillicon Alley Insider zien we dat vooral onder jongeren het email gebruik over het laatste jaar gedaald is:

Gaat die trend zich doorzetten? Hoe komt dit en leidt dit tot het einde van email als communicatie medium?

Email is irritant
Email is eigenlijk altijd al een irritant medium geweest. Dit komt in de eerste plaats natuurlijk door de enorme hoeveelheid spam. Volgens de laatste statistieken van antivirusbedrijf Symantech zakt de hoeveelheid spam vorige maand naar het laagste niveau in 3 jaar. Toch is spam nog steeds goed voor een dikke 70% van alle emailverkeer.

Een tweede aspect waar we ons aan ergeren zijn die kennissen van ons die bij ieder mailtje om leesbevestiging vragen of al binnen een dag er achter aan mailen waarom we nog niet geantwoord hebben.

Nog zo iets irritants: Hebt u ook van die collega’s die bij het minste of geringste de neiging hebben om iedereen op de Cc te zetten?
Email is inefficiënt
Naast alle irritaties die email opwekt maken we ook nog eens onhandig gebruik van het medium. Niet alleen zetten we collega’s nodeloos op de Cc (want dan hebben we ze toch geïnformeerd, of hebben we ons zelf in ieder geval ingedekt) maar we voeren hele discussies op de email.

En zo kunnen we de discussie nog even doorvoeren. In deze korte emailwisseling staan er echter 8 versies van de regel “Hoe laat ben jij vanmiddag vrij” op de mailservers. Nu gaat het maar om één regeltje, maar we doen hetzelfde met beleidsdocumenten. Lijvige rapporten van meerdere MB’s vliegen heen en weer tussen collega’s met de vraag of ze het willen reviewen. We sturen het document naar 10 collega’s. Er zijn nu 11 kopieën. Maar liefst drie collega’s reviewen, mailen hun versie rond en er zijn nu al 44 kopieën in omloop.

Email is duur
Voor bedrijven kost het onderhouden en updaten van spamfilters een aardige duit Naast het werk aan de spamfilters zorgt ons inefficiënte rondmailen van documenten er voor dat ook de opslag van email flink in de papieren gaat lopen. Het afschaffen van email kan dan ook vanuit een kostenaspect toegejuicht worden door uw bedrijf.

Genoeg alternatieven
Voor de jongere generatie groeit vooral het gebruik van andere media. Met de smartphone zijn we niet meer gebonden aan SMS-jes van 160 tekens. Bovendien kunnen we allerlei media meesturen met onze berichten en zijn er voor korte berichten alternatieven als Whatsapp om ook gratis berichten te sturen. Voor iets langere berichten gebruiken we tegenwoordig al snel Facebook.

Voor de zakelijke markt komen de alternatieven echter maar langzaam van de grond. Bij diverse bedrijven zijn IM clients als Sametime (IBM) of OCS (Microsoft) beschikbaar, maar wordt er nog maar weinig gebruik van gemaakt. Oplossingen voor het samenwerken aan documenten zijn haast nog minder beschikbaar. De werknemers die het dan efficiënt willen oplossen wijken dan vaak uit naar een publieke service als Google Docs.

Email is gevaarlijk
Door het achterblijven van collaboration mogelijkheden in bedrijven zien we steeds meer documenten naar publieke providers verhuizen, maar ook de zakelijke email verdwijnt steeds vaker naar het publieke domein. In een poging om de kosten voor email zoveel mogelijk te drukken heeft de zakelijke gebruiker vaak maar een krappe 250MB aan opslagruimte en kunnen we geen email ontvangen groter dan 10 MB. En dus wijken we uit naar GMail.

En daarmee komen we bij de grootste bedreiging voor de zakelijke markt: Email wordt vooral onveilig gebruikt! Met name de grote publieke aanbieders als Microsoft, Yahoo en Google zijn regelmatig doelwit van hackers.

James Fallows schreef een artikel over het gehackte GMail account van zijn vrouw. Op de vraag aan Google hoe vaak dit nu voorkomt antwoordde Bryant Gehring, Account Recovery Stratagist van Google, dat het ‘slechts’ om ongeveer 1,000 gehackte emailaccounts per dag gaat. In 9 van de 10 gevallen is het alleen maar lastig voor de gebruiker die zijn mail kwijt is, maar spannender wordt het als het gerichte aanvallen betreft. Eerder dit jaar schreef de Washington Post :

Google said Wednesday a hacker in China obtained access to hundreds of Gmail accounts, including those of senior U.S. government officials, military personnel, Chinese political activists and journalists.
The company said it recently detected the security breach and stopped what it described as “a campaign to take users’ passwords and monitor their emails, with the perpetrators apparently using stolen passwords to change peoples’ forwarding and delegating settings.”

Email Trends voor 2012
Zo aan het einde van het jaar is het altijd goed om vooruit te kijken. Hoewel de laatste spam offensieven hun vruchten lijken af te werpen voorspelt McAfee in hun 2012 trendrapport een andere golf van spam via legitieme reclame bureaus:

In this environment, we can expect to see “legal” spam continue to grow at an alarming rate. It is cheaper and less risky to spam individuals from advertising companies than it is to use botnet-infected hosts. This sort of activity, known as snowshoe spamming, has grown so much that at the time of this writing the top 10 most common email subjects include one delivery status notification, one botnetrelated fake-Rolex spam, one confidence scam, and seven subjects associated with snowshoe spam. This sort of traffic will continue to grow at a faster rate than phishing and confidence scams, while botnetrelated spam will continue to decrease as botmasters find better and safer ways to wring money out of their armies of infected computers. It is only a matter of time before most global spam volume comes from badly behaving but “legal” entities.

Is dit dan het einde?
Er zijn maar weinig dingen die voor de eeuwigheid bestemd zijn en ik geloof zeker dat email daar niet bij hoort. We hebben de auto nog als vervoersmiddel, maar de stoomvariant hebben we allang niet meer. Vroeger hadden we naast de gewone post nog het telegram als snel communicatiemiddel, maar tegenwoordig lijkt het alsof dit alleen nog maar door de koningin en ministers gebruikt wordt uit piëteit met tradities. Zo zal email ook een tijdelijke variant zijn.

In 2012 zullen jongeren steeds meer gebruik maken van alternatieve media voor hun conversaties en zullen de bedrijven meer en meer collaboration software inzetten. De neerwaartse trend die Sillicon Alley Insider liet zien zal zich doorzetten.

Uiteindelijk zullen niet de alternatieve media de doodsteek leveren voor de email als communicatiemedium. Hoe hip het ook is om nu te zeggen dat je geen email gebruikt en best zonder kunt zal het uiteindelijk neerkomen op bedrijfseconomisch risicomanagement: Er komt een dag dat de limiet van gekraakte email adressen en gelekte informatie overschreden wordt en het te gevaarlijk wordt om zakelijk email te gebruiken.

In mijn vorige artikel schreef ik dat het internet niet voorbereid is op de huidige web 2.0 functionaliteit omdat het nog op een jaren 80 infrastructuur draait die ontworpen is door en voor academici, een ons kent ons gemeenschap. Voor email geldt hetzelfde: Door deze naïeve ontwerpfout bevat het email als medium te weinig veiligheidskleppen om het onder controle te houden.